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记录管理程序

发布时间: 2013-12-2 9:37:54 来源: 网管办浏览次数:?
 

  

  一、目的

  为了规范记录和档案管理,确保提供本局各项行政管理工作符合质量管理体系运行的证据要求,并可对过程进行追溯,为持续改进质量管理体系提供依据,制定本程序。

  二、适用范围

  适用于本局各单位在质量管理体系运行及日常工作中有关记录的产生、标识、保存、检索和处置等环节的管理。

  三、职责

  (一)局标办负责制定质量管理体系记录管理的相关规章制度,监督各单位认真执行记录管理的有关规定。

  (二)各单位负责本单位记录的产生、填写、标识、保存、检索、处置以及日常管理工作。

  (三)分管局领导负责对记录管理相关制度的审批。

  四、工作程序

  ()记录的产生

  各单位根据上级主管部门的规定及本单位工作实际,确定需要产生的记录。

  (二)记录的形式

  包括图表、报告、纪要、简报、文书档案、音像档案、设备档案、实物档案、会计档案、案件档案及计算机媒体形式的数据档案等。

  (三)记录的设计

  记录的设计应遵循可追溯性原则,按照活动的特点设计记录格式,并应显示时间、地点、记录人员、内容等方面的信息。

  (四)记录的标识

  1.记录的标识包括(但不限于):记录的标题、编号、记录填写的部门和人员、记录的时间、项目的名称等等;

  2.上级或国家统计局有统一规定的,按上级规定执行。

  (五)记录的填写

  1.人工填写记录时,应使用蓝色或黑色钢笔;

  2.记录要保持内容完整,字迹清晰;

  3.记录不得随意涂改,若记错、漏项需修改时,只允许划改,不允许涂改,且由记录填写人在修改处签字或盖章。

  (六)记录的保管

  1.记录应分类标识易于检索,按规定存放于适当场所,防止受潮、变质、损坏与丢失,妥善保管;

  2.各单位定期或按项目汇总纸制记录,分类保管;

  3.电子记录由各单位定期以软盘、磁带、磁盘或光盘等可靠方式备份存档。

  (七)记录的归档

  各单位按《河北省统计局档案管理办法》,于规定时间内将需要统一归档的记录提交局档案室归档。

  (八)记录的查阅

  1.各单位可直接查阅本单位产生的记录;查阅其他单位产生的记录,须经记录产生单位同意,并填写《借阅档案登记薄》;

  2.涉密档案和记录的查阅,按保密档案管理的相关规定执行。

  (九)记录的销毁

  记录的保存期限按照档案管理规定确定。对保存到期的文件和质量记录,由局办公室起草档案销毁报告,报分管局领导审批后,统一按规定处理。

  五、依据文件

  1.中华人民共和国档案法

  2.河北省档案管理条例

  3.河北省统计局档案管理办法

  六、记录

  1.实物档案归档目录

  2.档案管理台账

  3.照片档案卷内目录

  4.借阅档案登记薄

  5.归档文件目录

  6.会计档案案卷目录(决算目录)

  7.会计档案案卷目录(会计账薄目录)

  8.会计档案案卷目录(工资表目录)

  9.河北省统计局文书文档归档范围表

  七、附件

  记录管理工作流程图及相关记录