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内部审核程序

发布时间: 2013-12-2 9:42:32 来源: 网管办浏览次数:?
 

  

  一、目的

  为了及时检查了解本局质量管理体系运行过程及结果是否符合法律法规规定及相关要求,体系运行是否有效,制定本程序。

  二、适用范围

  适用于本局质量管理体系内部审核的策划、实施、检查、改进等环节的管理。

  三、职责

  (一)局标办负责编制年度内审方案,归档保管内审资料。

  (二)分管局领导负责批准年度内部审核方案。

  (三)内审组长负责领导和协调内部审核的具体实施,编制内审计划和内部审核报告,检查差错整改情况,验证纠正措施实施的效果。

  (四)内审员负责内部审核的具体实施。

  (五)各处室配合内审实施,负责组织差错整改、制定和实施纠正措施。

  四、工作程序

  (一)编制内审方案、成立内审组

  1.局标办编制年度内审方案,报分管局领导批准。

  内审方案主要内容包括:

  (1)内部审核的目标、范围、频次和原则;

  (2)参与内部审核人员的组成和职责;

  (3)对内部审核活动的具体安排;

  (4)内部审核所需的各项资源。

  2.局内部审核原则上每年进行一次,两次内部审核的时间间隔不超过十二个月。当出现下列情况时,由分管局领导决定追加内部审核的次数:

  (1)法律法规或上级要求发生重大变化时;

  (2)内部机构设置、职责分配、重要岗位人员、工作流程等发生较大变动时;

  (3)行政管理工作出现重大差错,产生重大影响时;

  (4)其他需要追加内审次数的情况。

  3.分管局领导根据年度内审方案,在内部审核前,任命具备资格的内审组长和内审员,组成内部审核组。

  (二)内审前准备

  1.编制内审计划

  内审组长根据年度内审方案,在内部审核前编制内审计划,对内审员分组及审核日程等作出具体安排。在内部审核前,发给局机关受审核单位。

  2.内审组组织召开会议

  内部审核前,内审组长主持召开内审组准备会议,内容包括:

  (1)说明审核的目的、范围、准则、日期、覆盖时期;

  (2)确定审核活动分工及日程安排,根据需要进行分组,并向内审员分配任务(内审员不得审核本处室);

  (3)要求内审员熟悉分工审核处室使用的体系文件、相关业务和相关法律法规知识。

  3.编制内部审核检查表

  内审组长和内审员在内部审核前,根据审核活动安排,按过程审核的方法,编制分工审核处室的内部审核检查表,将受审核单位在以往审核时存在的问题列为审核重点,充分考虑审核抽样的合理性。

  4.准备审核工作文件

  在内部审核前,审核组准备以下现场审核中使用的文件:

  (1)内部审核检查表;

  (2)空白的差错报告表。

  (三)现场审核的实施

  1.首次会议

  由内审组长主持,分管局领导、各单位负责人、内审员参加并签到。会议主要内容:

  (1)介绍审核组成员及分工;

  (2)介绍审核的目的、范围和准则;

  (3)确认审核日期和审核活动安排;

  (4)介绍审核方法;

  (5)确认向局领导汇报时间及末次会议的时间和地点。

  2.收集审核证据

  首次会议后,审核组根据内审计划的分工,进行现场审核:

  (1)内审员向被审核单位简要说明审核的目的、方法和要求;

  (2)被审核单位负责人介绍本处室的基本情况;

  (3)审核组按照事先编好的内部审核检查表进行审核,通过面谈、查阅文件和记录,观察现场环境、标识和操作等方式,收集、核实审核证据,记录在内部审核检查表上;

  (4)在对一个单位的审核结束后,内审员应就记录的差错事实与被审核单位负责人交换意见,进行确认。

  3.在每天现场审核工作告一段落后,审核组长在必要时召集内审组成员,进行内部交流。

  (1)交流审核中跨处室的审核线索;

  (2)评价审核情况;

  (3)协调对各单位的审核进度,必要时调整审核分工;

  (4)内审组长检查内审员的现场审核记录,必要时安排补充审核或追踪审核。

  4.形成审核结果

  现场审核全部完成后,内审组长主持召开内审组总结会。会议内容:

  (1)内审员将内部审核中记录的审核证据与审核依据比较,并标注审核中的问题点;

  (2)内审员向内审组长汇报审核发现的问题点,由内审组长组织内审员讨论确定:对不符合ISO9001标准条款和相关体系文件条款的问题点,判定为差错;对因故未查看、可预见的风险及不能与ISO9001标准和体系文件条款具体对应的问题点,判定为观察项;

  (3)内审员对内审组长确定的差错,填写“差错报告表”,依据内部审核的现场记录,描述差错事实,并判定差错的性质,根据ISO9001标准和体系文件判定差错的准则和条款号,与所有现场审核记录一并交内审组长;

  (4)内审组长审核汇总差错报告表,编制内部审核报告。内容包括:审核的目的、范围、准则、覆盖时期、抽样的客观性和局限性、审核综述、体系有效性评价、审核结论、纠正措施及验证要求。

  5.向局领导汇报

  内审组长在末次会议开始前,向分管局领导汇报内部审核整体情况和内部审核报告内容,征求分管局领导意见。

  6.末次会议

  根据内审计划安排的时间组织召开,由内审组长主持,分管局领导、受审单位主要负责人及内审员参加。会议的主要内容:宣读“差错报告表”和“内部审核报告”,澄清有关疑问,明确差错的改进时间及相关要求。

  (四)内审报告

  末次会议结束后,内审组长将“内部审核报告”报分管局领导批准后,随同“差错报告表”分发到机关各处室。

  (五)差错整改、纠正措施实施、效果验证

  1.内部审核中发生差错的处室,在收到“差错报告表”后,由单位负责人在规定的期限内,按《纠正和预防措施管理程序》进行原因分析,整改差错,并拟定纠正措施,经分管局领导审批后实施;

  2.内审组长在规定的整改期限到期后,组织内审员根据《纠正预防措施管理程序》的要求,对纠正措施的实施效果进行跟踪验证,填写差错报告表中的措施验证栏后交局标办。局标办组织内审组进行效果验证,对纠正措施效果未达到要求的,应要求责任单位重新实施;

  3.局标办收集保管内部审核过程中形成的所有记录,在管理评审时提交讨论评审。

  五、依据文件

  1.文件管理程序

  2.记录管理程序

  3.纠正和预防措施管理程序

  六、记录

  1.河北省统计局质量管理体系年度审核方案

  2.河北省统计局质量管理体系审核计划

  3.现场审核检查单

  4.首、末次会议签到表

  5.河北省统计局内审差错报告表

  6.不合格项分布表

  七、附件

  内部审核流程图及相关记录