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文件管理程序

发布时间: 2013-12-2 9:55:48 来源: 网管办浏览次数:?
 

  

  一、目的

  为了加强本局质量管理体系文件管理,确保体系文件的适宜性和充分性,制定本程序。

  二、适用范围

  适用于本局质量管理体系文件的管理。

  三、职责

  (一)局长负责质量管理体系重要文件的批准。

  (二)分管副局长负责审核、批准分管范围内的质量管理体系文件;根据局长授权签发有关文件。

  (三)局标办负责质量体系文件的评审、修订、组织实施与日常监督;负责组织编写相关的质量管理体系文件。

  (四)各单位负责本单位相关的程序文件、行政公文、规章制度、操作规程等体系文件的起草和日常管理。

  四、工作程序

  (一)质量管理体系文件包括质量方针、质量目标、质量手册、相关程序文件、管理制度、公文等。

  (二)文件的标识

  本局以公文形式发出的文件,按行政公文管理的相关规定予以编号标识和管理。

  外来文件的标识采用原文件编号进行标识。

  对已作废但可能作为资料查阅的文件,应视不同情况明确做出“作废”标识。

  (三)文件的编制审批和发布

  质量手册、年度质量目标和其他综合性质量管理体系文件由局标办组织相关单位编写。

  质量管理体系重要文件(如质量方针、质量手册、局质量目标等)由局长批准发布。

  程序文件由分管局领导批准发布。

  各处室内部使用的工作制度由处室主要负责人审核批准。

  各种业务公文按行政公文管理的相关规定,由相关单位组织起草、征求意见、修改,报主管局长审定、签发,重要公文由局长审定签发。

  文件起草单位依据政府信息公开的相关规定,结合文件内容,提出“主动公开”、“依申请公开”或“不予公开”的建议,随文件一同报批。

  (四)文件的发放

  质量手册、年度质量目标和质量管理体系综合性文件由局标办在全局范围内统一发放;业务公文由各相关单位根据确定的发放范围和数量统一发放。

  局政务公文依据省行政机关公文管理相关规定和《河北省统计局公文处理工作办法(暂行)》规定执行,办公室负责保存《发文记录》、《收文记录》。

  (五)文件的管理

  涉密文件按保密文件管理相关规定和《河北省统计系统保密工作暂行规定》执行。

  文件领用单位/人收到文件后,应对领用的文件加以妥善使用和保管,分类存放于干燥、通风、安全的地方,防止污损、遗失。

  文件因破损严重影响使用时,使用者应向发文单位申请办理文件更换手续,交回破损文件,换发新文件。

  发生文件遗失时,由遗失人向发文单位申请补发。

  (六)外来文件的使用及整理

  局办公室负责国家、省、市及相关单位的文件、材料的接收、批办及管理。

  局机关各单位在日常工作过程中应注意识别和收集与业务相关的国家法律法规、标准、规范性文件的最新版本,及时反馈到办公室及相关使用单位,以及时更新。

  (七)文件的评审

  各文件使用单位和人员在文件使用过程中,注意其适用性和有效性,发现问题时,应以书面或口头形式与文件起草单位进行沟通,需要更改时按照本程序“四(八)”款的要求进行更改。

  (八)文件的更改

  文件需要更改时,申请人应说明更改原因及更改内容,由原审批单位/人进行审批。当原审批人不在职时,由接替其职位人员审批。

  (九)文件的作废及销毁

  文件作废时,由发文单位提出申请,经分管局领导批准后予以废止。需要时,由发文单位逐一收回。

  作废文件销毁由发文单位填写《档案销毁清册》,经分管局领导审批后由局办公室按规定处理。

  有参考作用的作废文件,由相关单位提出留用申请,填写《档案销毁清册》,经分管局领导批准后,由发文单位在文件上加盖“作废留用”章后,方可留用并妥善保管。

  (十)保密及档案管理

  执行中央、省以及局保密及档案管理的相关规定。

  五、依据文件

  1.党政机关公文处理工作条例

  2.河北省统计局公文处理工作办法(暂行)

  3.河北省统计局关于改进文件制发工作的规定

  4.河北省统计系统保密工作暂行规定

  5.中华人民共和国档案法

  6.河北省统计局文件材料归档范围及文书档案保管期限表

  7.河北省统计局档案资料借阅制度

  8.河北省统计局音像档案管理办法

  9.河北省统计局档案库房管理制度

  10.河北省统计局印章管理暂行规定

  11.记录管理程序

  六、记录

  1.河北省统计局收文簿

  2.河北省统计局发文簿

  3.河北省统计局收文呈办笺

  4.河北省统计局发文呈办笺

  5.河北省统计局内部请示(报告)

  6.河北省统计局机要文件办理卡片

  7.河北省统计局文件会签单

  8.情况报告

  七、附件

  文件管理流程图及相关记录